مدرس، مشاور و کوچینگ مدیران کلاس جهانی
مقدمه
با توجه به شرایط بنگاه‌های اقتصادی در سراسر دنیا از لحاظ نوع و تنوع‌طلبی مشتریان و سطح آگاهی نیروی انسانی، لازم است جهت پیشی گرفتن از رقبای سنتی و جدید، مدیران اقدام به توسعه توانایی‌های مدیریتی خود نموده و بستر و اصول اولیه تبدیل‌شدن به سازمان و مدیر کلاس جهانی را فراهم نمایند.
در این مقاله سعی گردیده است که با توجه به بررسی عملکرد مدیران موفق در سطح دنیا و همچنین مدیران ایرانی، عوامل مشترکی که در بین اکثر این مدیران وجود داشته است را مورد شناسایی قرار دهیم و دلیل ارتقاء آن‌ها به سطح مدیر کلاس جهانی را مشخص نماییم.
تولد مدیر کلاس جهانی
مدیران ارشد جهت شروع حرکت به سمت کلاس جهانی‌شدن در قرن 21 ابتدا باید چهار گام اساسی را طی نمایند تا پتانسیل تبدیل‌شدن به یک مدیر کلاس جهانی را دارا گردند.
قابل ذکر است که موارد ذکر شده در این مقاله گام‌های اولیه بوده، ولی مدیران محترم مستحضر باشند که با طی نمودن همین گام‌های ابتدایی به جرات می‌توان گفت که بیش از نیمی از مسیر تبدیل‌شدن به مدیر کلاس جهانی را طی نموده‌اند و می‌توانند شاهد کسب موفقیت‌های بزرگی در سازمان متبوع شان باشند. با کمی بررسی در موارد ذکر شده در خصوص گام‌های ذیل درمی‌یابیم که تمامی این اقدامات توسط مدیران کشور عزیزمان قابل اجرا هستند.
گام‌های اساسی چهارگانه:
در ادامه به تشریح هریک از این گام‌ها به‌طور مختصر می‌پردازیم و البته جا دارد که در همین‌جا به همه شما مدیران عامل محترم یادآوری نمایم که نیاز است نه‌تنها مدیران عامل شرکت‌ها، بلکه کلیه مدیران ارشد و حتی مدیران میانی سازمان‌های بزرگ که در آینده ممکن است مسئولیت مدیرعاملی را عهده‌دار گردند در زمینه گام‌های ذکر شده آموزش‌ها و مهارت‌های لازم را به دست آورند تا روند تبدیل‌شدن و ماندن در سطح کلاس جهانی سازمان‌ها با وقفه روبه‌رو نگردد.
گام اول: استقرار تفکر سیستمی
مدیرعامل با رویکرد تفکر سیستمی مالک اصلی ابر سیستم سازمان بوده و باید موارد زیر را در سازمان خود و برای واحدهای کاری موجود پیگیری و اجرا نماید. بدیهی است که تمام این موارد نیز باید توسط مدیران واحدها در خصوص کارکنان واحدهای سازمان اجرا گردد:
1- مرز سیستم را مشخص کنید
باید مشخص گردد که محدوده مسئولیت، نظارت و عملکرد سازمان و کارکنان سازمان تا کجا بوده، زیرا حیطه کنترل مدیران سازمان در داخل مرز سازمان است و باید توسط رویه‌ها و سایر اسناد سازمانی مورد کنترل و هدایت قرار گیرند.
2- هدف سازمان را تعیین کنید
یکی از اصلی‌ترین و ابتدایی‌ترین وظایف مدیران عامل تعریف و تعیین هدف عملکردی سازمان است، زیرا نبود هدف موجب سردرگمی پرسنل و اتلاف منابع سازمان شده و در تعاریف سیستمی که در خصوص افراد در سازمان گفته شده این است که چنانچه سازمانی بدون هدف باشد به کارکنان آن توده افراد گفته می‌شود و دیگر واژه سازمان برای آن‌ها صدق نمی‌کند.
3- بدانید سیستم دارای اجزایی (واحدهایی) است که هرکدام نیز دارای اجزایی هستند
یک نکته مهم دیگر در خصوص تقسیم وظایف و سازمان‌دهی سازمان‌ها که مدیران کلاس جهانی باید بدان توجه نمایند این است که سازمان به‌عنوان یک ابرسیستم، مطابق یک سیستم عمل کرده و قوانین سیستم‌ها بر آن حاکم است، لذا در درون سازمان اجزایی به نام واحدهای سازمانی وجود دارند که این اجزا خود نیز دارای اجزای کوچک‌تری به نام افراد (کارکنان) سازمان هستند و مدیران موظفند هم واحدها و هم کارکنان را سیستم‌دهی نمایند.
4- وظیفه هر یک از اجزای (واحدها) سازمان را به‌روشنی تعریف کنید
مدیرعامل موظف است وظایف کلان هریک از واحدهای سازمان را مشخص و تعریف نماید، بدیهی است که این تقسیم‌بندی وظایف در راستای مأموریت سازمان است. به این معنا که چنانچه تمامی واحدها وظایف خود را به‌درستی انجام دهند، مأموریت سازمان محقق می‌گردد و در صورتی که تعیین و تقسیم وظایف صورت نگیرد تبدیل‌شدن به سازمان و مدیر کلاس جهانی یک رویا خواهد بود.
5- اجزای سازمان باید مناسب باشند (نه کم، نه زیاد)
اقدام اساسی دیگری که مدیران عامل جهت تبدیل‌شدن به مدیر کلاس جهانی می‌بایست انجام دهند، کنترل مناسب بودن اجزای سازمان جهت تحقق مأموریت است. به این معنا که در تحقق مأموریت اگر واحد عملیاتی نیاز است و در سازمان وجود ندارد باید توسط مدیریت به یکی از دو حالت ایجاد گردد:
اولاً: فضای کاری، تجهیزات، نیروی انسانی و رویکردهای عملیاتی آن فرایند در سازمان ایجاد گردد،
ثانیاً: عملکرد و یا فرایند موردنیاز توسط تأمین‌کنندگان از طریق برون‌سپاری انجام گردد.
همچنین چنانچه واحدهایی (اجزایی) در سازمان وجود دارند که هیچ تأثیر مستقیم و یا غیرمستقیمی در تحقق مأموریت سازمان ندارند، باید به‌عنوان اتلاف شناسایی‌شده و توسط مدیرعامل حذف گردند و منابع آن‌ها در اختیار سایر واحدها قرار گیرد.
6- اجزای سازمان را جهت تحقق مأموریت سازمان، با یکدیگر متناسب (وظایف فرایندی و مسئولیت‌ها) نمایید
جهت متناسب نمودن عملکرد واحدها با یکدیگر باید ضمن تعریف دقیق وظایف و مسئولیت واحدها در خصوص اجرای فرایندهای سازمان، می‌بایست حیطه کاری آن‌ها مشخص گردد تا در اجرای درست فرایندهای سازمانی وقفه‌ای رخ نداده و یا دوباره‌کاری صورت نپذیرد؛ زیرا یکی از بزرگ‌ترین مشکلات سازمان‌ها در دنیا این است که واحدها به‌طور مشخص نمی‌دانند که فعالیت‌های یک فرایند تا کدام مرحله به عهده آن‌ها است، لذا در این شرایط دو مشکل اساسی رخ می‌دهد:
اولاً، فعالیت‌هایی خواهند بود که هیچ‌یک از واحدها خود را مسئول انجام آن نمی‌دانند و طبیعتاً عموماً انجام نشده و یا با تأخیر انجام می‌شوند،
ثانیاً، فعالیت‌هایی که دو یا چند واحد آن را متعلق به خود دانسته و اقدام به انجام آن می‌کنند که موجب دوباره‌کاری‌های فراوان و هزینه‌های بی‌مورد زیادی می‌شود.
ضمناً نباید فراموش نمود که زمانی که اجزای سازمان متناسب شوند شکل عملکردی سازمان زیبا و قابل‌رؤیت و توانمند می‌گردد و برای مشتریان خلق ارزش می‌کند.
7- روابط متقابل کلیه اجزا را با یکدیگر تعریف نمایید
مدیرعامل موظف است که روابط متقابل واحدها را به‌دقت تعریف نماید، بدین ترتیب که واحد A باید چه‌کاری، چگونه، چه زمانی و به چه شکلی برای واحد B انجام بدهد و همچنین برعکس آن را نیز مشخص نماید. حتی در مواردی که دو واحد سازمانی هیچ ارتباطی با یکدیگر ندارند نیز باید این موضوع مشخص گردد که جهت تحقق کلیه فرایندهای سازمان واحد A با واحد C هیچ ارتباط متقابلی ندارند. به این شکل واحدهای سازمان می‌دانند که جهت انجام وظایف فرایندی خود می‌باید از چه واحدهای دیگری کمک بخواهند و یا اینکه اقدامات خودشان بر روی عملکرد کدام‌یک از واحدهای دیگری تأثیر می‌گذارد و نکته مهم‌تر آنکه نمی‌توانند کوتاهی خود را با فرافکنی به هر فرایند و یا واحد دیگری نسبت بدهند، شکل شماره (1).
8- اطمینان یابید که اجزا به‌قصد حمایت از یکدیگر کار می‌کنند
یکی از مهم‌ترین اصول در تفکر مدیریت سیستمی مدیران کلاس جهانی این است که کارکنان خود را آگاه می‌کنند که عملکرد و فعالیت‌هایشان را چگونه انجام دهند که موجب تسهیل کار همکاران دیگر خود شوند. به این‌صورت که هر یک از کارکنان آگاه کردند که من وظایف خود را به چه شکل انجام دهم که سایر کارکنان مرتبط با من از کیفیت عملکرد کاری من راضی بوده و آن‌ها نیز به‌واسطه عملکرد من در کارشان موفق گردند.
این نوع طرز تفکر در مدیریت سیستمی را ((کار کردن به‌قصد حمایت از دیگران)) می‌گویند. سازمان‌هایی که کارکنانشان دارای این طرز تفکر باشند، کارکنان شاد و راضی خواهند داشت و هرروز کارکنان با علاقه و تعلق سازمانی در محل کار حضور پیدا نموده و با کمترین کنترل و نظارت از سوی مدیران، وظایف محوله خود را انجام می‌دهند.
9- مدیران اجزاء (واحدها) موارد 1 تا 8 را برای اجزای (کارکنان) درون واحد خود انجام دهند
براساس قوانین سیستم‌های پیچیده (سازمان‌ها بهترین نمونه سیستم‌های پیچیده هستند)، کلیه اصول و قوانینی که برای سیستم‌ها صادق است، در خصوص اجزای یک سیستم نیز حاکم است. لذا مدیران، سرپرستان و مسئولان واحدها (اجزای سیستم سازمانی) نیز باید کلیه موارد 1 تا 8 را در خصوص اجزای درون واحد خود انجام دهند.
گام دوم: تفویض اختیار
تفویض اختیار چنانچه با آگاهی انجام گیرد برای سازمان و شخص مدیر حکم ارزش‌افزوده را دارد.
طبق بررسی‌ها:
فعالیت‌های مدیران
قابل تفویض
مدیران بایستی کارهایی اجرایی را که زیردستان قادر به انجام هستند، به آن‌ها تفویض نمایند و خود به دنبال راهبری، حل مشکلات، دانستن و ایجاد سؤال باشند.
براساس اصول ساختار سازمانی، شرح وظایف و مدیریت زمان می‌دانیم که وظایف محول شده به یک مدیر شامل 2 قسمت عمده و اصلی: 1- وظایف راهبردی و تصمیم‌گیری و 2- وظایف عملیاتی و اجرایی است. قابل ذکر است که بیش 80 درصد زمان مدیران عموماً صرف انجام و رسیدگی به وظایف عملیاتی و اجرایی می‌گردد و صرفاً 20 درصد زمان فرصت برای برنامه‌ریزی، راهبرد سازمان و تصمیم‌گیری دارند. جهت ارتقاء اثربخشی عملکرد مدیران کلاس جهانی به آن‌ها توصیه می‌گردد که ضمن فراگیری نحوی تفویض اختیار به کارکنان زیرمجموعه خود، اقدام به واگذاری (تفویض اختیار) وظایف عملیاتی و اجرایی خود نمایند تا بتوانند بخشی از این 80 درصد زمان را ذخیره کرده و آن را به ارتقاء کیفیت وظایف راهبردی و تصمیم‌گیری مرتبط با سازمان یا واحد خود اختصاص دهند، زیرا بهبود کیفیت تصمیم‌گیری و تعیین راهبردهای مناسب برای سازمان، تأثیر مستقیمی روی موفقیت پایدار سازمان خواهد داشت.
گام سوم: به‌کارگیری ابزارهای مدیریتی قرن 21
ابزارهای مدیریتی به کار برده شده توسط شرکت‌ها و مدیران کلاس جهانی در قرن 21 که انجمن بین‌المللی مدیریت آمریکا (2015) آن‌ها را شناسایی نموده است، تأثیر مستقیم و انکارناپذیر در موفقیت آن‌ها داشته است. در این خصوص مدیران کلاس جهانی عنوان داشته‌اند که در برنامه‌ها و رویکردهای خود که منجر به موفقیت آن‌ها در سطح بین‌المللی شده است، از یک و یا چند مورد از این ابزارها و روش‌های مدیریتی استفاده نموده‌اند و نتایج شگرفی از کاربرد آن‌ها به دست آورده‌اند. لذا در اینجا به شرح ذیل به معرفی مختصر آن‌ها می‌پردازیم:
1- طرح‌ریزی استراتژیک:
این طرح جهت برنامه‌ریزی جامع برای دستیابی به موفقیت‌های بلندمدت بوده و توسط بیش از 92 درصد مدیران کلاس جهانی بکار گرفته‌شده است،
2- رسالت و مأموریت:
جهت تشریح رسالت وجودی و اهداف سازمان بوده و توسط بیش از 87 درصد مدیران کلاس جهانی به کار گرفته‌شده است،
3- الگوبرداری (Bench marking):
جهت مقایسه فعالیت‌های یک سازمان با بهترین سازمان‌ها و الگوبرداری از آن‌ها بوده و توسط بیش از 86 درصد مدیران کلاس جهانی به کار گرفته‌شده است،
4- معیارهای رضایت مشتریان:
جهت تعیین و پاسخ دادن به نیازهای مشتریان بوده و توسط بیش از 79 درصد مدیران کلاس جهانی به کار گرفته‌شده است،
5- پرداخت در مقابل عملکرد:
جهت تعیین برنامه نظام پرداخت بر اساس عملکرد کارکنان بوده و توسط بیش از 78 درصد مدیران کلاس جهانی به کار گرفته‌شده است،
6- پیوندهای استراتژیک:
جهت برقراری پیوند و مشارکت با مشتریان، تأمین‌کنندگان و رقبا بوده و توسط بیش 68 درصد مدیران کلاس جهانی به کار گرفته‌شده است،
7- شایستگی‌های اصلی:
جهت ایجاد و تقویت توانمندی‌های اصلی یک سازمان برای مشتریان بوده و توسط بیش از 67 درصد مدیران کلاس جهانی به کار گرفته‌شده است،
8- مهندسی مجدد:
جهت مرور و اصلاح ساختار و سیستم سازمانی بوده و توسط بیش از 64 درصد مدیران کلاس جهانی به کار گرفته‌شده است،
9- استراتژی رشد:
جهت تجهیز و دستیابی به افزایش نفوذ از طریق رشد و درآمد علاوه بر کاهش هزینه بوده و توسط بیش 67 درصد مدیران کلاس جهانی به کار گرفته‌شده است،
10- مدیریت کیفیت جامع:
جهت ایجاد و به‌کارگیری یک نظام فراگیر جهت جستجو و یافتن خطاها و معایب بوده و برای کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت کالا و خدمات است و بیش از 60 درصد مدیران کلاس جهانی درصدد اجرای آن هستند.
گام چهارم: مدیر سطح پنجم شدن
یکی دیگر از ویژگی‌های اولیه مدیران کلاس جهانی این است که اکثر آن‌ها یک مدیر سطح پنجم بوده‌اند که در کتاب «از خوب به عالی» نوشته آقای جیم کالینز به‌طور مفصل تشریح شده است و ما در اینجا به‌طور مختصر به آن اشاره خواهیم کرد.
مدیران سطح پنجم با ترکیبی از فروتنی فردی و جسارت حرفه‌ای به دستاوردهای عالی و پایدار دست می‌یابند. آنان در فرایند مدیریتی خود عملکردهای زیر را بروز می‌دهند:
– مدیران بعدی را به‌گونه‌ای انتخاب می‌کنند که در نسل بعدی، موفقیت سازمان به‌مراتب چشمگیرتر باشد،
– با تلاشی پیگیر و خستگی‌ناپذیر سعی در کسب نتایج باثبات دارند،
– ابتدا افراد دارای تعهد و ویژگی‌های اخلاقی را انتخاب کرده و سپس مهارت‌های آنان را بالا می‌برند،
– موفقیت‌ها را به عوامل بیرونی و شکست‌ها را در خود جستجو می‌کنند (قانون آیینه و پنجره)،
– عموماً در سازمان خودشان رشد کرده‌اند،
– سازمان را در مسیری که به آن مسلط بوده و علاقه دارند، هدایت می‌نمایند (مفهوم حرکت خارپشتی).
شرکت‌های کلاس جهانی در دوران جهش مهم خود، تحت مدیریت یک مدیر کلاس جهانی بوده‌اند. آنان ابتدا افراد مناسب (دارای ویژگی‌های تعهدی) را انتخاب کرده و نالایق‌ها را حذف می‌کنند و سپس هدفی ارزشمند برای سازمان خود تعیین می‌کنند.
مدیران کلاس جهانی ابتدا افراد منضبط که دارای تفکر منضبط هستند را جذب نموده و با واقعیت‌ها و حقایق ناخوشایند سازمان خود که عموماً ضعف‌های سازمان می‌باشد روبه‌رو شده و آن‌ها را می‌پذیرند و با تدوین استراتژی‌ها و راهکارهای مناسب و همچنین عملکرد منضبط تلاش می‌کنند که ضمن برطرف نمودن ضعف‌ها، پیشرفت سازمان را شتاب دهند و در این راه در صورت نیاز از تکنولوژی‌های مناسب سازمان و مأموریت سازمان خود بهره می‌برند.
نتیجه‌گیری
در نتیجه‌گیری باید تأکید نمایم که تبدیل‌شدن به یک سازمان و یا مدیر کلاس جهانی، صرفاً با خرید تجهیزات و یا تکنولوژی‌های جدید امکان‌پذیر نیست و در ابتدا باید مدیران کلاس جهانی را داشته باشیم و یا در سازمان خود آن‌ها را آموزش و توسعه دهیم تا بتوانیم سازمان کلاس جهانی داشته باشیم. جهت تحقق این امر مهم باید مدیران خود را آگاه، علاقه‌مند و ملزم نماییم که چهار گام عملیاتی و کلیدی اشاره شده در این مقاله را با برنامه‌ریزی اصول طی و آن را در سازمان خود اجرا نمایند تا در مسیر موفقیت و کلاس جهانی قرار گیرند
تمام حقوق این وب سایت متعلق به انتشارات اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی کرمان است.
طراحی و توسعه: شرکت فناوری اطلاعات رایان سپهر ماهان
